BUSINESS

賃貸借契約 不動産管理システム

賃貸借不動産 契約管理の業務効率アップと戦略的活用
(クラウドソリューション)

賃貸借不動産の契約情報を一元管理&全社共有を実現

  • 自社が借りている物件、不動産(店舗、駐車場、オフィス、事務所ビル、倉庫、社員用のアパート・マンション、等々)の「契約条件」「賃貸借契約書」のデータ管理、書類管理(文書管理)、どのように管理されていますか?
  • 自社所有物件と借りている物件、転賃借物件が混在。どの店舗が「自社所有物件」「賃借物件」かをどのように一元管理されておりますか?
  • 1店舗に対し、複数の賃貸借契約が締結されていて、「貸主」「契約条件」「更新期日」などがバラバラ。煩雑なデータをどのように管理されておりますか?
  • 借りている店舗、貸している店舗の両方を、どのように管理されておりますか?

不動産賃貸契約・賃借契約管理の決定版!

賃貸借契約 不動産管理システムとは?

賃貸不動産/賃借不動産物件やそれに伴う賃貸契約書/賃借契約書を管理し、情報共有による賃貸借不動産契約管理の業務効率アップと、戦略的活用を実現する、クラウド型ソリューションです。
充実したデータ管理サポートサービスで、賃貸借不動産管理における長年の経験をふまえた管理体制、業務フロー構築のアドバイスも致します。

店舗や事務所など、賃貸契約/賃借契約の管理でこんなお悩みはないですか?

契約情報は誰が管理している?

契約情報は、複数の部署、担当者が業務上必要

契約情報は誰が管理している?

社内に散在している情報を必要に応じ作業者個人が探して取得、作業、保管

契約情報は誰が管理している?

共有されたデータベースがないため、個人或いは部署単位に留まって保管管理された情報をもとにコミュニケーション

店舗開発部様、管理部様の声

  1. 契約書類を探す(文書管理)のに手間がかかり、即時に情報を把握できない - 何度も契約更改されているが、どれが最新の契約書か分からない
  2. 家主との契約交渉履歴を記録、共有し、契約更新業務のために戦略的活用を行いたい - 過去の契約交渉の経緯が交渉担当者にしか分からない
  3. 不動産契約の期限管理(更新、解約、再契約など)を、効率化したい - 1か月にいくつも契約更新等があり、気が付けば更新間近で交渉する時間がない
  4. 日々の定型業務(社内打ち合わせ資料、社外交渉資料作成など)が手間。業務を効率化したい - 都度データや資料を集めなければならず、時間がかかる。担当者ごとにやり方が違う
  5. 出先でタブレットなどから契約情報が見たい
  6. 子会社、グループ会社別で管理したい
  7. 更新などによる契約変更の情報をリアルタイムに把握したい

経理部、法務部様の声

  1. 預入金の時価の算出など、業務の手間を軽減したい(エクセルからの脱却)
  2. 預入金の預入先(貸主)の与信管理をしたい
  3. 保証金の返還時期を把握し、家賃との相殺など即時に反映したい
  4. 賃借物件に関する損益も把握したい
  5. 賃料に関する決算業務をスムーズに行いたい
  6. 賃貸借に関する契約書をこの際に整理したい

情報システム部様の声

  1. 契約書管理システムの内部統制対応を強化したい
  2. 他システムとの情報連携により、会社全体の情報管理体制を強化したい
  3. 文書管理システム導入しても良いが、移行やサポートに不安がある
  4. 文書管理システムの導入費用が心配
  5. 文書管理システムを導入した後、適切に運用フローが構築され「データ更新」が行われるか、誰が管理するのか
  6. 情報セキュリティは大丈夫か
  7. ユーザ毎にメニュー画面を変更したい

しかし、これらの課題を賃貸借契約 不動産管理システムが全て解決いたします!

迅速かつ正確な情報管理

様々な情報をデータベースにて一元管理。正しい情報を、必要な時に、リアルタイムに検索・閲覧することができ、意思決定のスピード向上を実現致します。

最新の契約書確認

全てをPDF等データ化してデータベース上で管理することもでき、常に最新の契約書(コピー)を確認可能です。

契約更新期限を漏れなく把握

契約更新アラート通知機能など、日々の定型業務や交渉業務をサポート致します。また、交渉の履歴もトレースでき、かつ全員が共有できるため、情報の戦略的活用やトラブル未然防止も実現致します。

余裕を持った契約交渉

アラーム機能により数か月前から通知。余裕を持って交渉可能。

差入保証金の残高管理

システム導入により事前に契約更新時期を把握できるようなり、連絡のない要更新契約については関連部署から問い合 わせをすることにより、未然に差入保証金等の誤差発生等の問題が防止できます。

他システムとの連携で効率化

必要な情報のエクスポートによる、他システムとの連携により、管理業務の手間を軽減致します。

属人的作業からの脱却

統一されたレイアウト・入力フォームにより、業務の標準化を実現。属人的作業からの脱却・契約管理業務フローの構築を実現致します。

容易なデータ移行、業務受託サービス

インポート機能によるデータ一括登録や、賃貸借契約管理のエキスパートによるデータ管理サービスにより、データ移行・登録の簡素化や安心したシステム運用を実現致します。また、賃貸借契約管理業務の委託も行っております。
※賃借管理業務のアウトソーシングサービス有り。

低価格ソリューション

低料金の月額利用料金体系を実現。ご利用もすぐに開始することができます。

高度なセキュリティ対応

ログイン認証はもちろん、IPアドレス制限によるアクセス管理等が可能です。また、ユーザ毎に使用機能の切り分けが可能です。
※詳細は別途ご説明させて頂きます。

店舗や事業所、駐車場(土地・建物)などの、契約期限管理・事業用借地権管理・文書管理・契約先情報管理・契約先訪問履歴管理・賃借料、賃貸料を一元管理!情報を共有・蓄積し、部署間でのコミュニケーションの効率化が図れます

ここでは、賃貸借不動産 契約管理システムでの、お客様の課題解決方法を簡単にご紹介させて頂いております。
詳しい解決方法のご紹介は、こちらにお問い合わせ下さい。

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導入実績

本ソリューションは、物販業様や飲食様など、全国にチェーン展開や、拠点(店舗や事業所など)を多く持つお客様に、数多くご利用頂いております。

A社

業種
外食
店舗数
全国800店舗
背景
賃貸借契約締結後は、各部、各担当者が属人的に各自の業務で使う情報のみを、必要に応じ、その場限り収集、保管しエクセルなど各自のツールで業務を行っていた。その為、賃貸借契約情報を元に、経営判断する必要がある時に、迅速に対応ができず、正確な情報収集、資料作成をすることに時間を要していた。また一度作成したデータはその場限りの利用に留まっており、誰かが責任をもって、管理しデータをアップデートしていく習慣が確立されていなかった。
目的
賃貸借契約情報の一元管理(みえる化の実現)
導入後の効果
・最新情報が集約された。
・必要な情報がすぐに抽出できる。
・正確な情報の把握が可能になった。
・契約関係資料の作成が迅速に行える。
・部署間のデータ照合がし易くなった。

B社

業種
飲食/物販
店舗数
関東中心(一部関西)550店舗
背景
過去の習慣で、賃貸借契約書の原本を保管し必要に応じて、契約書を閲覧することで日々の業務は対応。経営層から資料の提示を求められた場合は、その都度、契約書を閲覧し必要な情報をエクセルなどで整理し対応していた。 過去にエクセルで管理したことがあるが、エクセルだと利用者毎に属人的になりがちで、情報の集約が習慣化できなかった。結果、情報が散在し信頼できる一元化されたデータが社内に存在しなくなった。 その結果、賃料や預入金などの情報は、その都度、一番信頼性の高い経理担当者に正確な情報を確認しなければならなくなり、業務効率の向上が図れなかった。
目的
契約書類に頼る管理、属人的な業務のあり方から脱却し、情報の共有化を図りたい賃貸借契約管理をひとつの業務として捉え、ワークフローを構築し他部署との効率的なデータ連携、業務連携を確立したい。
導入後の効果
他部署とのデータ照合などを定期的にすることにより、お互いのデータの信頼性が高まった。

C社

業種
物販
店舗数
全国120店舗
背景
業容の急拡大による店舗数の増加により、これまでは担当者個人の能力に頼っていいた契約関連の業務に限界を感じ始めたため、補完するツールを探していたい。システムの導入を検討すると、どうしても機能性に目が向いがちになり結果的に複雑なシステムを選択し利用されないことを危惧。運用上最も多く利用するのは、店舗開発担当者になるため、沢山の機能は必要ないが、簡易に安価に導入ができ、運用も簡単で、データ更新、閲覧など利用しやすいシステムの導入を望んでいた。
目的
第一段階として、早期に基本情報をデータベース化し、将来的には分析ツールや帳票ツールとして役立てたい。
導入後の効果
必要最低限の機能だけが備わっている為、システム導入前に危惧していた、操作の難しさから利用されなくなることがなく、日々の業務に役立っている。また、今後店舗が倍増していく可能性がある中で、今は顕在化していないが今後対応が必要となるような、経営判断が必要となる課題、店舗の統廃合や撤退、契約先とのトラブル(預入金の保全、契約満了、更新時の調整など)などにも迅速に対応ができるベースが早い段階で構築できたことで、将来の不安が解消された。

ここがポイント

  • 非常に安価に、かつ簡易に契約管理に不可欠なデータベース、プラットフォーム構築を実現
  • 必要に応じて、必要な部分のみをカスタマイズ・アドオンすることも可能です

動作環境

Windows Internet Explorer9
Internet Explorer10
Internet Explorer11
Mozilla Firefox 最新版
Google Chrome 最新版
Macintosh Safari6.0、7.0
Mozilla Firefox 最新版
iPhone/iPad Safari(最新のiOS7、8)
Android Android Chrome

賃貸借契約 不動産管理システム 全国出張デモンストレーションサービス

導入をご検討いただくにあたり、「ホームページに記載されている情報だけではよく分からない」「実際の画面を確認したい」「操作方法を見てみたい」「担当者に直接話を聞いてみたい」といったご意見・ご要望はございませんか?

IDSでは、賃貸借契約 不動産管理システムについてよりご理解いただくため、担当者がお客様のもとに直接お伺いしてデモンストレーションを行っております。
実際に画面を見ながら、各機能や操作方法について詳しくご説明させていただきます。もちろん、ご不明な点等については直接ご質問いただけます。
全国どこへでも訪問可能ですので、どうぞ下のフォームよりお申込みください。

詳細

お申込みからデモ実施までの期間 お客様のご都合に合わせて調整いたします。お急ぎの場合もご相談ください。
お客様にご用意いただくもの ノートパソコン(デモ機)をお持ちしますので、特にございません。 なお、参加人数によっては、お客様にプロジェクターをご準備いただく場合がございます。
実施内容 資料を用いての概要説明および実機によるデモンストレーション(各機能の説明)を行います。
※お客様ご自身で実際に操作していただくこともできます。
当日の所要時間 1~2時間程度
IDSから伺う人数 1~2名
料金 無料
※ただし東京都、千葉県、埼玉県、神奈川県以外での実施をご希望される場合は、東京からの交通費のみご負担ください。

※場合によっては、デモンストレーションのご要望に添えない場合がございますのでご了承ください。

賃貸借契約 不動産管理システム 全国出張デモンストレーションサービスのお申込みは、下記お電話番号またはお問い合わせフォームよりお申込みください。

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